Stosowanie przepisów RODO w archiwach zakładowych i składnicach akt

Szkolenie - rozwojowe

Adresaci:

Szkolenie skierowane jest do: pracowników odpowiedzialnych za prowadzenie archiwów zakładowych/składnic akt.

Wymagania:

Brak wymagań wstępnych.

Cel:

Szkolenie ma na celu naświetlić zagadnienia związane z ochroną danych osobowych w procesie archiwizacji dokumentów i ich przechowywania w archiwum zakładowym/składnicy akt.

Metodyka:

Szkolenie prowadzone za pośrednictwem Internetu przy użyciu platformy do zdalnego kształcenia. Czas trwania 3x 90 min.

Program:

Podstawowe przepisy prawne dotyczące zarządzania dokumentacją w Podmiocie
1) Przepisy archiwalne
a) ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach
b) rozporządzenia wykonawcze do ustawy
2) Przepisy dotyczące ochrony danych osobowych
a) krajowe (UODO)
b) unijne (RODO)

Ochrona danych osobowych zawartych w dokumentacji
1) Dokumentacja dot. przetwarzania danych osobowych
2) Zbiory danych osobowych i upoważnienia do ich przetwarzania
3) Ograniczenia praw osób których dane dotyczą w związku z gromadzeniem akt w archiwach zakładowych/ składnicach akt

Nowe obowiązki archiwów zakładowych i składnic akt w zakresie ochrony danych osobowych
1) Obowiązek przyjmowania, rejestrowania i przechowywania sprostowań i uzupełnień
2) Prawa osób wynikające z RODO, a ograniczenia ich stosowania w archiwum zakładowym/ składnicy akt:
3) Ograniczenie prawa do bycia zapomnianym
4) Ograniczenie prawa do sprostowania
5) Ograniczenie prawa dostępu do danych
6) Obowiązek nie ingerowania w materiały archiwalne
7) Zapewnienie dostępu do danych w celach naukowych i archiwalnych

Funkcjonowanie archiwum zakładowego a ochrona danych osobowych
1) Organizacja, lokal i zadania archiwum zakładowego
2) Uprawnienia archiwisty w zakresie dostępu do danych osobowych
3) Przechowywanie i zabezpieczanie dokumentacji zgromadzonej w archiwum zakładowym oraz prowadzenie jej ewidencji
4) Bezpieczeństwo danych osobowych w archiwum
5) Stosowanie pseudonimizacji i anonimizacji w sytuacji udostępniania akt
6) Stosowanie pseudonimizacji i anonimizacji w sytuacji wypożyczania akt poza instytucję
7) Zawieranie umów pomiędzy instytucją a użytkownikiem zakazujących dalszego przetwarzania danych przez osobę korzystającą z dokumentów
8) Prowadzenie rejestru sprostowań i uzupełnień oraz zgłoszonych praw osób których dane dotyczą
9) Prowadzenie rejestru zawartych umów
10) Obowiązek usunięcia danych osobowych po ustaniu celu przetwarzania a archiwizacja
11) Prawo do „bycia zapomnianym” a przetwarzanie danych dla celów archiwalnych
12) Udostępnianie dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym
13) Kwalifikacja archiwalna dokumentacji a obowiązek usuwania danych osobowych
14) Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej (papierowej i elektronicznej) po upływie obowiązujących okresów jej przechowywania w kontekście przepisów RODO
15) Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwów państwowych

Dyskusja